Evidence náhradního plnění - technické dotazy a odpovědi

Jsem dodavatel

  • Při zadání IČO mi program hlásí, že je údaj IČO invalidní.
Kratší IČO je třeba doplnit na 8 míst nulami zleva. Tato funkce není u ručního vyplnění automatická, aby např. po vynechání jedné číslice nedošlo k automatickému doplnění nuly zleva a přehlédnutí chyby. Při importu z CSV souboru se ale nuly doplňují. (změněno 13. listopadu)
  • Za 3. čtvrtletí 2017 máme TZP výpočet 2,51. Má se do tabulky zapsat 2,51 nebo 3-násobek, tedy 7,53?
Zadejte jako do výkazu 2,51 a trojnásobek vypočte program.
  • Dříve při zadávání faktury šlo u odběratele psát více emailových adres. Teď je provedená změna, že lze zadat jen jeden email. Budete s tím něco dělat? Zkušenosti odběratelů: odběratelé uvádějí raději více emailových adres, pro případ, že by dotyčná osoba, která spravuje emailový účet, který bude v evidenci uveden, nebyla přítomna, tak aby někdo jiný za odběratele potvrdil doklad, který bude uveden v této  evidenci.  
Jeden e-mail zatím ponecháme. Uživatelé vyplňovali i neúplné adresy. Tento e-mail slouží k potvrzení dokladu a bude sloužit k ověření odběratele.
  • Je možné zadávat doklady importem ze souboru?
Aplikace podporuje import souboru ve formátu .CSV. K tomu slouží volba Import z CSV souboru na záložce Doklady. Soubor nejprve otestujte bez zaškrtnuté volby Uložit data. Jestliže soubor neobsahuje v prvním řádku názvy sloupců, je potřeba zrušit volbu Přeskočit první řádek (názvy sloupců). Pokud je soubor bez chyb, načtěte ho se zaškrtnutou volbou Uložit data. Tím dojde k jeho uložení do databáze. Volba Odeslat e-mail zajistí odeslání e-mailů odběratelům, pokud dojde k uložení dokladu. Pokud soubor obsahuje nějaké nevalidní doklady, uloží pouze validní. (opraveno 30. října)
  • Jaký je požadovaný formát?
Ke stažení je Rozhraní pro import dokladů ENP.docx a Vzor.csv souboru. (Aktualizováno 13. listopadu).
  • Je v aplikaci ošetřena kontrola na duplicitu dokladů?
Ano, je hlídána duplicita dokladů. Kontroluje se, aby jeden dodavatel nevložil dva doklady se stejným číslem.   
  • Z jakého e-mailu budou odběratelům notifikace chodit? Je potřeba nastavit do brány, aby to nepadalo do spamu?
Notifikace chodí z e-mailu ipm@portal.mpsv.cz. Jedná se o dříve zavedenou adresu pro odesílání zpráv uživatelům z portálu MPSV. Nevíme, jak je nastaveno nyní, po změně dodavatele poštovního serveru.   
  • Co když e-mail odběrateli nedorazí, přestože od dodavatele prokazatelně odejde? Kdo za to nese odpovědnost? Bude zde míra tolerance?
Doklad zůstane ve stavu  „Předaný ke schválení“. Dodavatel může poslat e-mail znovu (editací záznamu). Na výpočet aktuálního limitu to nemá vliv.   
  • Bude možné v evidenci zadávat položky s mínusovou hodnotou?
Je možné zadávat i záporné částky. Jedná se např. o opravu dříve vydané faktury.   
  • Je údaj o výši limitu a o průběžném stavu jeho plnění veřejně přístupný?
Údaj o výši limitu a průběžném stavu jeho plnění je veřejně přístupný v aplikaci Seznam dodavatelů. Zobrazují se ověření dodavatelé, jejichž roční limit je nenulový. Pokud je aktuální limit roven ročnímu limitu, doklady nejsou započteny, protože chybí zadání čtvrtletních přepočtených počtů, nebo žádné doklady nejsou zadány nebo nejsou zadány ve lhůtě. (vloženo 15. listopadu)
  • Nejsou nám známy e-mailové adresy z období do září 2017. Proč jsou v ENP povinné?
Pole e-mailové adresy je nastaveno jako povinné bez rozlišování období kvůli jednoduchosti. Pokud nevíte, jakou adresu vyplnit, zadejte fiktivní e-mail, např. ve tvaru a@b.cz.
  • Potřebuji zadávat faktury za několik dodavatelů pod svým účtem.
Aplikace umožňuje zadávat doklady za více dodavatelů. Viz Návod k aplikaci ENP. (aktualizováno 16. listopadu)
  • Bude prosím funkční možnost, aby za společnost mohla být zadávána data (proplacené faktury, které se zařazují do náhradního plnění) více pracovníky? 
Pokud potřebujete zadávat doklady více pracovníky jedné firmy, najdete postup v Návodu k aplikaci ENP. (doplněno 15. listopadu).
  • Jaké částky máme vyplňovat do faktury, s daní nebo bez daně?
Podle zákona se zadávají částky bez DPH.
  • Obracím se na vás s žádostí, zda by bylo možné vytvořit možnost pro tisk, abychom si mohli zkontrolovat, zda máme vše správně navedené a případně doložit našim klientům, že jsme je navedli od 1.1.2017
Od 13.11.2017 je možný export faktur do CSV souboru. Buď lze vyexportovat všechny doklady volbou Export všech dokladů do CSV souboru umístěnou na záložce Doklady, nebo je možné zvolit možnost Export dokladů dle IČO do CSV souboru, která je nabídnuta při zadání hodnoty IČO do Statistiky odběratele dle IČO. Soubor CSV načtete do Excelu a můžete je zpracovat a tisknout. (doplněno 13. listopadu)
  • V záložce za 1.Q 2017 splňujeme podmínku 50% zaměst. OZP, ale u všech dokladů z tohoto období máme v kolonkách "splňuje 50%" a "započítaný" uvedeno Ne. Poradíte mi, co s tím?
Je třeba mít v záložce čtvrtletí vyplněné údaje za kal. čtvrtletí, které předcházelo datu dodání.
Příklad: máte-li datum dodání v lednu a v únoru 2017, musíte vyplnit přepočtené stavy za 4. kvartál 2016. (vloženo 31. října)
  • Potřebujeme přehled o celkové částce potvrzených faktur, kterou jsme zadali konkrétnímu odběrateli (IČ). Tato částka se bude vázat na potvrzení pro odběratele. Máme tisíce faktur pro stejného odběratele. Navíc za 1-9/2017 systém neumožňuje potvrzovat faktury odběratelem, až od vystavených a zaplacených faktur v říjnu, proto vůbec nemáme přehled, v jaké celkové výši jsme faktury zadali. Nejedná se o celkový odečet z limitu.
Od 7.11.2017 se zobrazuje Statistika odběratele dle IČO:
                                        Počet celkových dokladů, z toho schválených dokladů,
                                        Celková částka Kč, a z toho započtená částka Kč.
Můžete také provést export faktur do Excelu a v něm pak třídění, sumace a tisky. (aktualizováno 10. listopadu)
  • Hlídá se u zadávání faktur překročení limitu pro IČO, který odběratel může vykázat?
Limit za odběratele se nehlídá, a ani to nebylo záměrem. Je to v kompetenci obou stran.
  • Jak to bude s uhrazenými fakturami s náhradním plněním do 31.12.2017 a úhradou např. 30.1.2018? Kam se toto plnění odběrateli i dodavateli (nám) započítá?
Náhradní plnění za rok 2017 musí mít datum dodání do konce roku 2017. Datum uhrazení může být i v lednu 2018, až dokud odběratel nepodá hlášení za rok 2017 na ÚP. Případné pozdější úhrady zůstanou nezapočtené.
  • Jakým způsobem opravím chybu v identifikaci dodavatele? Chybí mi v názvu čárka.
Opravit údaje o dodavateli je možné ve formuláři Editace dodavatele, který je možné vyvolat ze základního formuláře Evidence náhradního plnění pomocí ikony umístěné v úvodní liště vedle označení Dodavatel.
  • Dříve nebyl povinný údaj IČO firmy, tudíž u předešlých dokladů, které jsou uzavřené nelze IČO  doplnit. Budou tyto doklady pro odběratele započteny, když údaj nebyl povinný a nelze jej doplnit?   
Doklady, u nichž nebylo zadáno IČO, budou také započteny. IČO můžete úpravou dokladu doplnit.
  • Jsem zaměstnavatel zaměstnávající více než 50% OZP teprve od dubna letošního roku, jaké číslo mám uvést do průměrného přepočteného počtu zaměstnanců za rok 2016 pro stanovení výše limitu?
Aby mohl být zaměstnavatel dodavatelem náhradního plnění, musí zaměstnávat v předchozím roce osoby se zdravotním postižením, protože se mu z tohoto počtu OZP počítá limit. Pokud tedy v roce 2016 nezaměstnával žádnou OZP, limit pro rok 2017 = 0, a tedy nemůže být v roce 2017 dodavatelem náhradního plnění.
  • Jakým způsobem zadávat do systému „rozplacené“ faktury,  tak aby nejpozději do 30 kal. dnů od zaplacení bylo od nás vloženo? Má se zadat faktura až po úplném zaplacení, nebo se bude vkládat jako více dokladů po jednotlivých splátkách? Když zadávám tak jak bylo skutečně zaplaceno, Váš systém mi hlásí, že se doklad nepodařilo uložit, protože již existuje doklad se stejným číslem.
Pokud je zájem na tom započítat celou částku, měl by být doklad vložen až po zaplacení celé částky. Je-li zájem vkládat doklady do evidence postupně po jednotlivých splátkách, musí mít každý doklad jiné číslo. Je možné zadat např. číslo faktury/1 - nn podle počtu splátek. (metodika - P. Jiříček)
  • Jakým způsobem bude odběratel uplatňovat náhradní plnění, pokud jednotlivé splátky zasáhnou do více let? Z hlediska algoritmu by musel zadávat různá data dodání, aby mohl uplatnit dílčí částky za jednotlivé roky.
Náhradní plnění lze uplatnit pouze za rok, v němž bylo odebráno, pokud bylo i zaplaceno do podání hlášení na ÚP za tento rok. V aplikaci se ale zatím neeviduje datum podání hlášení. Je nutné si to ohlídat.
  • Jaké máme uvádět datum zaplacení? Je to datum přijetí platby u dodavatele, nebo datum zaplacení z pohledu odběratele, které je např. o den nižší?
Mělo by se jednat o datum, kdy je částka připsána na účet dodavatele. (metodika - P. Jiříček)
  • Opakovaně mi nejde schválit v portálu v evidenci náhradního plnění doklad. Když v mailu, který mě upozorňuje na schválení faktury kliknu na tlačítko ke schválení, neustále se načítá a nic se neděje. Několikrát jsem zkoušela a pořád se situace opakuje. Tento týden musí být doklad schválen.
Zkuste uložit URL z odkazu zde a vložit jej do nové záložky v prohlížeči a zobrazit.
  • Kliknutím na odkaz zde mám ověřit vložený doklad. Když na odkaz kliknu, objeví se: Úpravy v aplikaci Evidence náhradního plnění je možné provádět až po přihlášení. Pro přístup je nutné se přihlásit. Kolegyni se přitom doklad objeví ihned po odkliknutí odkazu. Můžete mi prosím napsat, co s tím?
Zkuste pravým tl. kliknout na odkaz zde, zkopírovat URL adresu odkazu a vložit ji do nového okna v prohlížeči.
  • Nejde mi načíst importní soubor .CSV. Opakovaně zkouším načtení souboru který vypadá v pořádku a nedělá to nic.
Je to chyba, soubor musí mít příponu .csv malými písmeny.
 

Jsem odběratel

  • Bude evidence NP zpřístupněna k nahlížení i odběratelům?
Ano, kvůli tomu se to také dělá.
  • Budou údaje o náhradním plnění, které bylo poskytováno od 1. 1. 2017 do 30. 9. 2017, dostupné v evidenci k nahlédnutí pro odběratele, když jim nebude rozesílán upozorňující e-mail? Mohou se odběratelé do evidence přihlásit?
Zatím není zapracována funkčnost pro nahlížení odběratelů. Připravujeme možnost prohlížení evidovaných dokladů odběratelem. Tuto možnost budou mít registrovaní odběratelé s ověřeným mailem.
  • V praxi si nedokážu představit možnosti pro nás odběratele. Naše firma je rozvětvená do více závodů. Každý z těchto závodů spolupracuje s různými dodavateli náhradního plnění, tzn. že různé faktury by z naší firmy odběratelům potvrzovali různí lidé (resp. budou mít zadány u dodavatelů různé potvrzovací e-maily). Můžu mít já jako zodpovědná osoba za evidenci celkového přehledu náhradního plnění za celou firmu přístup do tohoto portálu k nahlížení na jednotlivé dodávky od dodavatelů?
V současné době není možné z pozice odběratele nahlížet na jednotlivé doklady. Tuto funkčnost připravujeme v horizontu do konce roku.
  • Bude stanovena doba, do kdy nejpozději musí odběratel potvrdit, že souhlasí/nesouhlasí s vložením dokladu do evidence NP? S tím souvisí i požadavek odběratelů na zadávání více e-mailových adres, aby byla zastupitelnost v případě dovolených, nemoci atd.
Tyto lhůty neevidujeme. Zastupitelnosti můžete dosáhnout např. automatickým rozesíláním mailu na další adresy.
  • Jsem odběratel a dodavatel uvedl nesprávně můj e-mail pro potvrzování dokladů. Můžete jej opravit?
Opravovat e-maily u jednotlivých dokladů nemůžeme. Prosím kontaktujte dodavatele, aby uváděl jiný e-mail. Po opravě záznamu se automaticky pošle mail znova, na opravenou adresu.
  • Přišlo mi duplicitní potvrzení k faktuře, mám ji opětovně potvrdit?
Ano. Pokud je doklad editován či změněn po jeho potvrzení, je znovu zasílána žádost o potvrzení dokladu.
  • Je potvrzovací e-mail pro ověření dokladu časově omezen?
Ano. Časové omezení je nastaveno na 14 dní.
  • Ověření dokladu hlásí chybu Doklad nenalezen.  Co s tím?
Buď byl doklad mezitím smazán samotným dodavatelem, a nebo vypršela 14-denní platnost klíče v odkazu. Viz předchozí dotaz. Požádejte dodavatele, aby buď zadal smazaný doklad, a nebo opravil vypršelý doklad. Obojí vám zašle nový e-mail s platným odkazem k ověření dokladu.
Datum uveřejnění: 19.10.2017, Datum aktualizace: 23.11.2017,