Při vývoji OKpráce jsou uplatněny moderní informační technologie klient/server s Windows na straně klienta a databázovým systémem Oracle Server na straně serveru. Pro modelování procesů byl použit BPwin, pro datové modelování ERwin, jako vývojové prostředí Centura SQLWindows a Centura Team Developer, pro automatizované testování Rational SQA LoadTest Edition.

OKpráce sestává z několika vzájemně propojených hlavních modulů se společnou datovou základnou. Přístup k činnostem a datům systému se deleguje právy uživatelům na jednotlivé moduly a v evidenci uchazečů právy uživatelů na evidenční skupiny uchazečů. Informace mezi úřady práce se předávají pomocí sehrávacích souborů.

Základní charakteristika modulů systému:

Evidence a hmotné zabezpečení

Evidence uchazečů o zaměstnání. Evidence zájemců o zaměstnání a rekvalifikaci. Automatické generování rozhodnutí o přiznání resp. nepřiznání nároku na hmotné zabezpečení. Vyplácení dávek. Nabídka vhodných volných míst podle evidovaných požadavků a schopností uchazeče. Plánování a vyřizování kontaktů s uchazeči, vyřizování doporučenek.

Evidence volných míst (VM). Sledování počtů VM, jejich obsazování a rezervace. Výběry a třídění VM podle různých kritérií. Tisky přehledů VM.

Monitoring

Registr firem a zaměstnavatelů, pracovišť, kontaktních osob a bankovních spojení. Práva modulů jednotlivé objekty registru prohlížet, opravovat a vkládat. Evidence stavů a pohybů zaměstnanců u zaměstnavatelů.

Rekvalifikace

Podpora cyklu dohod o rekvalifikaci zaměstnanců, o zabezpečování rekvalifikace a samotné rekvalifikaci uchazeče. Sledování historie všech dohod a jejich dodatků. Storno, zrušení a předčasné ukončení dohody. Poradenství pro volbu vzdělání a povolání pro žáky základních škol. Registrace informací o školách a oborech. Sehrávání údajů do centra a mezi úřady práce. Aktuální situace na trhu volných míst.

Statistiky

Výpočet a přenos statistik úřadů práce podle požadavků ministerstva, podklady pro povinné výkaznictví. Statistiky uchazečů a volných míst, aktivní politiky zaměstnanosti, stavy uchazečů v rekvalifikaci apod.

Zaměstnávání cizinců

Žádosti a povolení pro cizince pracující na území ČR a pro tuzemce pracující v zahraničí. Povolení zaměstnávání cizinců.

Aktivní politika zaměstnanosti (APZ)

V rámci aktivní politiky zaměstnanosti údržba žádostí a dohod o veřejně prospěšných pracech, společensky účelných pracovních místech, chráněných dílnách a chráněných pracovištích.

Kontrola

Podpora činnosti kontrolního oddělení úřadu práce.

Volná místa

Zadávání volných míst od zaměstnavatelů. Výstupy volných míst na internetu, informačním kiosku, na nástěnce ÚP,...

Ostatní moduly

Centrální databáze úřadů práce. Seznam škol, statistik, uchazečů a volných míst. Export dat pro OSSZ a pro okresní VZP.

Popis systému OKdávky

Při vývoji OKdávek jsou uplatněny moderní informační technologie klient/server s Windows 2000 a Windows XP na straně klienta a databázový systém Oracle Server na straně serveru. Pro modelování procesů byl použit BPwin, pro datové modelování ERwin, jako vývojové prostředí Centura SQLWindows a Centura Team Developer, pro automatizované testování Rational SQA LoadTest Edition.

OKdávky sestávají z několika vzájemně propojených hlavních modulů se společnou datovou základnou. Přístup k činnostem a datům systému se deleguje právy uživatelům na jednotlivé moduly. Informace mezi úřady práce se předávají pomocí sehrávacích souborů.

Základní charakteristika modulů systému:

Kontakt se žadatelem

Modul Kontakt se žadatelem je základním stavebním kamenem celého systému Okdávky. Umožňuje zadávání potřebných informací o žadateli, společně posuzovaných osobách, doručiteli žádosti o sociální dávky a dále i vkládání všech potřebných dokladů pro řízení o požadovaných dávkách. Jeho prostřednictvím se rovněž provádí změny a opravy ve vložených dokumentech a prohlížení vložených dokumentů.

Rozhodování o dávkách

V modulu Rozhodování o dávkách se provádějí následující akce: přiznání, zamítnutí, odejmutí, přehodnocení žádostí, řešení duplicit, řešení námitek a odvolání, zadávání přeplatků a doplatků, vytváření, tisk a  stornování správních rozhodnutí, zakládání data doručení rozhodnutí, blokování výplat, hromadný tisk oznámení a rozhodnutí, export dat pro stěhování, náhrada oznámení rozhodnutím. Tato činnost je svěřena metodikovi odboru státní sociální podpory, který za tvorbu, správnost těchto dokladů a kroků ve správním řízení zodpovídá. Proto jen on má pomocí hesla k tomuto modulu přístup.

Výplata dávek

Modul Výplata dávek se provozuje pouze na úrovni LKM a jeho obsluha je plně a pouze v kompetenci ekonoma.

Konfigurace systému

Modul Konfigurace systému slouží k založení, údržbě a monitorování uživatelů celého systému OKdávek, k opravě údajů o úřadu a jeho kontaktních místech a k nastavení všech dalších potřebných parametrů. Jeho obsluha je určena výhradně správci systému a běžný uživatel by neměl mít možnost přístupu k tomuto modulu.

Sehrávání dat

Modul Sehrávání dat zprostředkovává komunikaci mezi databázemi LKM, vzdálených kontaktních míst a centrálními databázemi. Je založen na přenosu dat pomocí souborů. Pro každou komunikační větev zahrnuje exportní nebo importní službu, většinou však oboje. Rozsah služeb poskytovaných modulem na LKM a na VKM je rozdílný.

Statistiky

Modul Statistiky slouží k vytváření a přenosu agregovaných dat určených pro MPSV a MF. Po spuštění modulu se zobrazí jeho základní formulář. V levé části formuláře najdete nástroje pro výpočet statistik výkonů, pravá část slouží pro výpočet statistik přiznaných dávek a statistik čerpání.

Mimořádná platba

Modul Mimořádné platby byl původně navržen k tomu, aby bylo  jeho prostřednictvím možné vyplácet dávky, jejichž nárok vznikl před platností zákona o státní sociální podpoře a na které do té doby nebyl uplatněn nárok nebo nebyly vypláceny. V souvislosti s dodatečně zavedenou archivací dat po uplynutí tříleté lhůty našel modul Mimořádné platby uplatnění i pro vyplácení dávek spadajících do již zaarchivovaného období, v němž již ostatní moduly tříleté lhůty (u některých dávek roční) sice oprávněné osobě zaniká nárok na dávku, např. v §54 odst. 2 je ovšem zavedena výjimka stanovující, že lhůta neplyne po dobu, po kterou osobě, která musela mít opatrovníka, nebyl opatrovník stanoven. Modul Mimořádné platby lze obecně využít vždy, když potřebujete zaslat libovolnému příjemci mimořádnou částku poštou nebo na bankovní účet. Mimořádné platby zadané v tomto modulu se vyplácejí jednorázově prostřednictvím modulu Výplata mimořádných plateb. Modul lze rovněž požít v opačném případě, kdy je některý z příjemců dávek dlužníkem a potřebujete mu zadat přeplatek za období, které již v rámci ostatních modulů projektu Okdávky není možné realizovat. Přeplatky zadávané v modulu projektu Okdávky není možné realizovat. Přeplatky zadávané v modulu Mimořádná platba nelze zadat jako srážené, částka musí být vrácena splátkami.

Výplata mimořádných plateb

Modul Výplata mimořádných plateb je řešen analogickým způsobem jako modul Výplata dávek.

Archivace dat

Modul archivace dat slouží pro archivaci dat a práci s vytvořenými archivy. Má dva hlavní oddíly. První z nich – Oddíl Archivace dat po uplynutí tříleté lhůty – slouží k definitivnímu zaarchivování dat po uplynutí tříleté lhůty. Data zaarchivovaná tímto způsobem již není možné obnovit zpět do databáze, lze je pouze prohlížet pomocí specielních programů. Druhý oddíl slouží k prohlížení archivů, vytvořených procesem archivace žádostí , která umožňovala uzavřené žádosti převést do odlišného typu archivu již po půl roce po jejich uzavření. Tento typ archivace již není v systému podporován.

Plánovač úloh

Modul Plánovač úloh nepřináší žádné nové funkce z hlediska žádostí, dávek státní sociální podpory, jejich výplat, apod. Je určen k časovému plánování a následnému automatizovanému spouštění vybraných akcí z dalších modulů a slouží tak vlastně pouze jako pomocný nástroj pro informatika. Typickým příkladem plánovaných úloh jsou dlouhotrvající akce, jako např. výplata dávek, sehrávání dat, apod., které principiálně nevyžadují interaktivní zásahy uživatele, a protože většinou zamykají databázi, je vhodné je spouštět mimo běžnou pracovní dobu referátu SSP. O výsledcích prováděných akcí vyváří modul Plánovač úloh přehledný protokol.

Exekuce

Princip modulu Exekuce spočívá v tom, že si osoba na LKM k tomu určená každý měsíc před výplatami projde všechny příjemce, kterým má být nějaká exekuce v daném měsíci srážena. U každého z nich nastaví výši částky, která se má v daném měsíci exekucí srazit, a přes programem nabízené prohlížeče zkontroluje, že se výplata bude skutečně realizovat podle jejích představ. Před výplatami za příští měsíc se pak opět zadá exekuce pro nové příjemce a u těch, kterým již byla v minulém měsíci exekuce realizována a strážení má pokračovat provede posunutí období exekuce, provede posunutí období exekuce a případně opět upraví exekucí sráženou částku. U případů, u nichž již byla sražena celá potřebná částka a není potřeba exekuci dále provádět, pak provede označení exekuce jako vyřešené.

Kontrolní modul

Kontrolní modul slouží především k zobrazování o duplicitách a konfliktech zjištěných v centrální databázi. Informace z centra se posílají elektronicky – soubory s příponou ZPY se přes modul Sehrávání dat načítají do databáze na LKM. V modulu Sehrávání dat najdete pro tento účel tlačítko duplicity se šipkou směřující z úrovně MPSV na úroveň LKM. Kontrolní modul umožňuje tyto načtené údaje prohlížet, vybírat a třídit podle různých kritérií, tisknout si takto vlastnoručně vytvořené seznamy a v neposlední řádě si označovat příznakem případy, kterými jste se již zabývali a měly by být tudíž vyřešeny. Další funkcí modulu je provádět vybrané typy kontrol přímo nad daty uloženými v lokální databázi, případně databázích vzdálených lokální databázi, případně databázích vzdálených lokálních míst. Po spouštění modulu se zobrazí základní formulář, který nabízí celkem dvacet možností.

Odbor sociálních věcí

Modul Odbor sociálních věcí (OSV) slouží k získání informací o výši dávek SSP vyplacených osobám, které jsou v evidenci odboru sociálních věcí . Informace o výši dávek SSP u osob lze získat jako odpovědi na dotaz definovaný seznamem osob a kalendářním měsícem, za který mají být výše dávek potvrzeny. Dotazy a odpovědi lze zpracovávat jak v tištěné formě, tak v elektronické podobě. Dotazy lze vytvářet importem dat ze souborů, interaktivně výběrem jednotlivých osob z databáze referátu SSP, případně kopií seznamu osob z jiného dotazu pro nové období. Poslední způsob je vhodný pro opakující se okruh osob v jednotlivých měsících. Odpovědi lze předběžně vytisknout, ověřit správnost dat a po té exportovat a v tištěné nebo elektronické formě. Exportovaná data již nelze následně upravovat.

Elektronické dokumenty

Modul Elektronické dokumenty slouží k přípravě žádostí a dalších dokumentů, které byly podány přes Internet, pro další zpracování. Dokumenty tohoto typu budeme v dalším textu označovat zkráceně jako e-dokumenty.

Informační (účetní) systém GINIS

Je provozován jako samostatný systém výhradně pro Úřad práce v Mělníku. Je provozován v rámci sídla úřadu práce a zahrnuje:

• databázový server GINIS
• pracovní stanice PC zajišťující přístupy dle odpovídajících přístupových práv.