Osobní údaje v informačním systému SSP

Naplnění povinností uvedených v § 18 odst. 2 zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů

Povinnosti ukládá správci uvedené ustanovení takto:

"(2) Správce, který provádí zpracování podle §  18 odst. 1 písm. b), je povinen zajistit, aby informace, týkající se zejména účelu zpracování, kategorií osobních údajů, kategorií subjektů údajů, kategorií příjemců a doby uchování, které by byly jinak přístupné prostřednictvím registru vedeného Úřadem pro ochranu osobních údajů podle § 35, byly zpřístupněny, a to i dálkovým přístupem nebo jinou vhodnou formou."

Informační systém státní sociální podpory

Státní správu podle zákona č.117/1995 Sb., o státní sociální podpoře, ve znění pozdějších předpisů, vykonávají podle § 2a předmětného zákona orgány státní sociální podpory, jimiž jsou:

• Úřad práce České republiky – krajské pobočky a pobočka pro hlavní město Prahu
• Ministerstvo práce a sociálních věcí.

Ministerstvo práce a sociálních věcí je podle § 63 odst. 3 zákona č.117/1995 Sb., o státní sociální podpoře, ve znění pozdějších předpisů, správcem informačního systému o dávkách státní sociální podpory a jejich výši, o poživatelích těchto dávek a žadatelích o tyto dávky a osobách s nimi společně posuzovaných. Údaje z tohoto informačního systému sděluje ostatním orgánům státní sociální podpory v souvislosti s řízením o dávkách státní sociální podpory, a to v  rozsahu nezbytném pro provádění státní sociální podpory. Veškeré údaje, které jsou vedeny v informačním systému o dávkách státní sociální podpory, jsou součástí jednotného informačního systému práce a sociálních věcí.

Orgány státní sociální podpory jsou oprávněny zpracovávat údaje potřebné pro rozhodování o dávkách státní sociální podpory a jejich výplatu včetně osobních údajů, a to v elektronické podobě způsobem umožňujícím dálkový přístup a zároveň zajišťujícím ochranu osobních údajů.

Účel zpracování

Účelem zpracování osobních údajů je rozhodování o nároku na dávky a jejich výplatě a zajištění výplaty dávek státní sociální podpory uvedených v § 2 zákona č.117/1995 Sb., o státní sociální podpoře, ve znění pozdějších předpisů. Jde o dávky:

poskytované v závislosti na výši příjmu:

1. přídavek na dítě
2. příspěvek na bydlení
3. porodné

ostatní dávky:

4. rodičovský příspěvek
5. dávky pěstounské péče
6. pohřebné.

Kategorie osobních údajů

V informačním systému státní sociální podpory jsou zpracovávány údaje o dávkách státní sociální podpory a jejich výši, o poživatelích těchto dávek a žadatelích o tyto dávky a osobách s  nimi společně posuzovaných. Podmínkou nároku na výplatu některé z dávek státní sociální podpory je dle § 50 předmětného zákona písemný souhlas oprávněné osoby a společně s ní posuzovaných osob (§ 7) s tím, aby státní orgány a další právnické osoby a fyzické osoby sdělily orgánům státní sociální podpory, pokud o dávce rozhodují, vyplácí ji nebo kontrolují, výši příjmu těchto osob, skutečnosti prokazující nezaopatřenost dítěte, nepříznivý zdravotní stav, údaje o přihlášení se k trvalému pobytu a další údaje, které tvoří náležitosti žádosti podle § 68 zákona o státní sociální podpoře, a to v rozsahu potřebném pro rozhodování o dávce, její výši a výplatě.

Současně platí i § 64a předmětného zákona, kdy součástí informačního systému jsou i údaje potřebné pro rozhodování o dávkách státní sociální podpory v souvislosti s plněním úkolů vyplývajících z práva Evropské unie.

Konkrétně se jedná o následující údaje:
A:

• jméno, popřípadě jména, příjmení, případně jejich změna, rodné příjmení, titul před a za jménem, druhé příjmení,
• datum narození,
• pohlaví a jeho změna,
• místo a okres narození; u občana, který se narodil v cizině, místo a stát, na jehož území se narodil,
• rodné číslo a jeho změny,
• státní příslušnost,
• adresa místa trvalého pobytu, adresa pro poštovní styk, adresa pro výplatu (pokud jsou jiné než trvalá adresa),
• počátek trvalého pobytu, popřípadě datum zrušení údaje místa trvalého pobytu nebo datum ukončení trvalého pobytu na území České republiky,
• zbavení nebo omezení způsobilosti k právním úkonům,
• zákaz pobytu, místo zákazu pobytu a doba jeho trvání, datum zletilosti,
• rodné číslo otce, matky, popřípadě jiného zákonného zástupce; v případě, že jeden z rodičů nebo jiný zákonný zástupce nemá rodné číslo, jeho jméno, popřípadě jména, příjmení a datum narození,
• rodinný stav, datum jeho změny a místo uzavření manželství,
• rodné číslo manžela; je-li manželem cizinec, který nemá přiděleno rodné číslo, jeho jméno, popřípadě jména, příjmení manžela a datum jeho narození,
• rodné číslo dítěte,
• u osvojení dítěte původní a nové jméno, popřípadě jména, příjmení dítěte, původní a nové rodné číslo dítěte, datum a místo narození dítěte, rodná čísla osvojitelů a datum nabytí právní moci rozhodnutí o osvojení nebo rozhodnutí o zrušení osvojení dítěte,
• datum, místo a  okres úmrtí; jde-li o  úmrtí občana mimo území České republiky, datum a stát, na jehož území k úmrtí došlo,
• den, který byl v rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého uveden jako den úmrtí.

B:
U cizinců s povolením k pobytu nebo s povolením k přechodnému pobytu anebo s  povolením k trvalému pobytu na území České republiky, cizinců, kteří na území České republiky pobývají na základě uděleného dlouhodobého víza podle zvláštního právního předpisu, a cizinců, kterým byl udělen azyl na území České republiky:

• jméno, popřípadě jména, příjmení, jejich změna, rodné příjmení,
• datum narození,
• pohlaví a jeho změna,
• místo a stát, na jehož území se narodil,
• rodné číslo,
• státní občanství,
• druh a adresa místa pobytu,
• číslo a platnost povolení k pobytu,
• počátek pobytu, případně datum zrušení údaje o pobytu,
• zbavení nebo omezení způsobilosti k právním úkonům,
• správní vyhoštění a doba, po kterou není umožněn vstup na území České republiky,
• rodinný stav, datum a místo jeho změny, jméno, popřípadě jména, příjmení manžela, rodné číslo nebo datum narození,
• jméno, popřípadě jména, příjmení dítěte, pokud je dítě cizincem uvedeným v odstavci 5 písm. b), a jeho rodné číslo; v případě, že rodné číslo nebylo přiděleno, datum narození,
• jméno, popřípadě jména, příjmení otce, matky, popřípadě jiného zákonného zástupce, pokud jsou cizinci uvedenými v odstavci 5 písm. b), a jejich rodné číslo; v případě, že jeden z rodičů nebo jiný zákonný zástupce nemá rodné číslo, jeho jméno, popřípadě jména, příjmení a datum narození,
• vyhoštění a doba, po kterou není umožněn vstup na území České republiky,
• datum, místo a okres úmrtí; jde-li o úmrtí mimo území České republiky, stát, na jehož území k úmrtí došlo, popřípadě datum úmrtí,
• den, který byl v rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého uveden jako den úmrtí.

C:
U fyzických osob, kterým bylo přiděleno rodné číslo, avšak nejsou uvedeny v bodě B:

• jméno, popřípadě jména, příjmení, rodné příjmení,
• den, měsíc a rok narození,
• místo narození, u  fyzické osoby narozené v  cizině místo a stát narození,
• rodné číslo,
• pohlaví,
• jméno, popřípadě jména, příjmení rodičů, popřípadě změny těchto údajů, rodné příjmení,
• v případě nezrušitelného osvojení jméno, popřípadě jména, příjmení osvojitelů, popřípadě jejich změny, rodné příjmení,
• státní občanství.

Údaje, které musí být obsaženy v žádosti o dávku, jsou upraveny v § 68 zákona č.117/1995 Sb., o státní sociální podpoře, ve znění pozdějších předpisů:

Náležitosti žádosti

Žádost o dávku musí obsahovat

1. určení, jakým způsobem má být dávka vyplácena, popřípadě vyplacena (§ 58 odst. 2),
2. doklad o výši příjmu oprávněné osoby a společně s ní posuzovaných osob (§ 5) v rozhodném období (§ 6) v případech, kdy je přiznání dávky podmíněno příjmem,
3. doklad, jde-li o nárok na rodičovský příspěvek, o době pobírání peněžité pomoci v mateřství nebo nemocenského, poskytovaného v souvislosti s porodem, doklad o výši jejich vyměřovacího základu,
4. jméno, příjmení, rodné číslo a místo pobytu nejmladšího dítěte v rodině, zakládajícího nárok na rodičovský příspěvek, a dalších dětí v rodině mladších 4 let, které by s ohledem na věk mohly zakládat nárok na rodičovský příspěvek,
5. potvrzení o pobytu tohoto dítěte v jeslích, mateřské škole nebo jiném zařízení pro děti předškolního věku nebo v léčebně rehabilitačním zařízení,
6. skutečnosti prokazující nezaopatřenost dítěte, je-li to pro nárok na dávku nebo její výši potřebné,
7. doklad o tom, že byt je užíván na základě nájemní smlouvy nebo na základě vlastnictví k nemovitosti, jde-li o žádost o příspěvek na bydlení,
8. rozhodnutí o svěření dítěte do pěstounské péče, jde-li o nároky na dávky uvedené v § 36, nebo rozhodnutí o ustanovení poručníkem, popřípadě rozhodnutí příslušného orgánu o dočasném svěření dítěte do péče osoby, která má zájem stát se pěstounem, jde-li o nároky podle § 43,
9. výši poskytovaného výživného nebo obdobného plnění,
10. skutečnosti prokazující, že jde o dítě zakládající nárok na porodné.

Kategorie subjektů údajů

Oprávněnými osobami jsou podle § 3 předmětného zákona pouze fyzické osoby (dále jen "osoba"), jestliže osoba a osoby společně s ní posuzované jsou na území České republiky hlášeny k trvalému pobytu podle zvláštních předpisů a mají zde bydliště. Za trvalý pobyt se podle tohoto zákona považuje též pobyt cizince na území České republiky hlášeného k pobytu podle zvláštních právních předpisů upravujících pobyt cizinců na území České republiky s výjimkou žadatele o udělení azylu, a to ode dne, kterým uplynulo 365 dnů ode dne hlášení. Podmínka uplynutí 365 dnů ode dne hlášení se nezkoumá u dětí cizinců hlášených k pobytu na území České republiky a narozených na území České republiky, do jednoho roku jejich věku.

Dále jsou oprávněnými osobami fyzické osoby, u kterých je podle předpisů EU příslušná rozhodovat o dávkách státní sociální podpory Česká republika.

Kategorie příjemců údajů

Orgány státní sociální podpory na základě § 64 odst.2 zákona č.117/1995 Sb., o státní sociální podpoře, ve znění pozdějších předpisů, sdělují údaje týkající se oprávněných osob nebo příjemců dávky, státních orgánů nebo jiných fyzických nebo právnických osob, které se při své činnosti dozvědí, jiným subjektům, jen stanoví-li tak zvláštní zákon nebo tento zákon; jinak mohou tyto údaje sdělit jiným subjektům jen se souhlasem oprávněné osoby nebo příjemce dávky, státního orgánu nebo jiných fyzických nebo právnických osob.

Orgány státní sociální podpory dále na základě § 64 odst.3 zákona č.117/1995 Sb., o státní sociální podpoře, ve znění pozdějších předpisů, jsou povinny na žádost poskytovat:

• orgánům sociálního zabezpečení a obecním úřadům údaje potřebné pro rozhodování o  dávkách nemocenského pojištění, důchodového pojištění a o dalších sociálních dávkách a orgánům sociálního zabezpečení posuzujícím zdravotní stav podle zvláštního právního předpisu údaje o  nezaopatřenosti dítěte, obecním úřadům a krajským úřadům a Úřadu pro mezinárodněprávní ochranu dětí údaje potřebné pro účely sociálně-právní ochrany dětí,
• správcům daně z příjmů údaje potřebné k vyměření a vymáhání daní,
• zdravotním pojišťovnám údaje potřebné pro stanovení pojistného na veřejné zdravotní pojištění,
• orgánům činným v trestním řízení údaje potřebné pro trestní řízení,
• soudům a správním orgánům údaje potřebné pro občanské soudní řízení a správní řízení,
• orgánům oprávněným podle zvláštního zákona ke kontrole činnosti orgánů provádějící státní sociální podporu údaje potřebné k provádění této kontroly,
• Českému statistickému úřadu údaje potřebné pro vedení statistických registrů, s výjimkou údajů týkajících se jednotlivých osob.

Orgány státní sociální podpory jsou povinny podle § 64 odst.4 písm. a) zákona č.117/1995 Sb., o státní sociální podpoře, ve znění pozdějších předpisů, na žádost poskytovat orgánům oprávněným podle zvláštního zákona ke kontrole činnosti orgánů provádějících státní sociální podporu informace potřebné k provádění této kontroly.

Orgán státní sociální podpory, který je příslušný k rozhodování o dávce, je povinen podle § 64 odst. 6 zákona č.117/1995 Sb., o státní sociální podpoře, ve znění pozdějších předpisů, na žádost fyzické nebo právnické osoby, která prokáže, že má vůči jiné osobě podle pravomocného a vykonatelného rozhodnutí splatnou pohledávku, sdělit písemně, zda tato jiná osoba je poživatelem dávky podle tohoto zákona a v jaké výši je tato dávka vyplácena.

Dále Ministerstvo práce a sociálních věcí poskytuje podle § 64a odst. 4 písm b) zákona č.117/1995 Sb., o státní sociální podpoře, ve znění pozdějších předpisů, na žádost dalším orgánům příslušným plnit úkoly vyplývající pro ně z práva Evropské unie údaje v oblasti státní sociální podpory nezbytné pro plnění těchto úkolů, a to v rozsahu nezbytném pro plnění těchto úkolů.

Doba uchování údajů

Podle § 63 odst. 12 předmětného zákona jsou orgány státní sociální podpory povinny zajistit uložení všech údajů z informačního systému, které byly získány na základě zpracování údajů o státní sociální podpoře (§ 63 odstavec 3), a všech písemností a spisů týkajících se pravomocně ukončených správních řízení o dávkách státní sociální podpory po dobu 15 kalendářních let následujících po kalendářním roce, v němž došlo k pravomocnému ukončení takového správního řízení nebo k poslednímu uložení údajů do informačního systému.